BuchungsKraft — vollständige Bedienungsanleitung

Admin-Login

Das Admin-Backend von BuchungsKraft ist unter buchungskraft.de/admin erreichbar. Der Zugang ist ausschließlich für Studio-Inhaber und autorisierte Mitarbeiter bestimmt.

1. Öffne buchungskraft.de/admin/login in einem modernen Webbrowser (Chrome, Firefox, Safari, Edge).
2. Gib deine E-Mail-Adresse und dein Passwort ein.
3. Klicke auf Einloggen. Du wirst zum Dashboard weitergeleitet.

Ersteinrichtung deines Studios

Nach dem ersten Login solltest du die Grunddaten deines Studios hinterlegen, bevor du Kurse oder Kunden anlegst.

1. Navigiere im linken Menü zu Einstellungen.
2. Fülle den Studio-Namen aus — dieser erscheint auf allen Kundenkommunikationen und im Portal.
3. Hinterlege das Studio-Kürzel (Slug) — ein kurzer eindeutiger Bezeichner (z.B. herzraum). Dieser bildet die URL deines öffentlichen Portals: buchungskraft.de/s?slug=herzraum.
4. Lade dein Logo hoch und wähle deine Primärfarbe — sie erscheint in deinem Kundenportal.
5. Speichere mit Speichern.

Studio-Profil

Zahlungsoptionen im Portal

Du kannst festlegen, welche Zahlungsarten Kunden beim Kaufen eines Passes im Portal sehen.

Bundesland & Schulferien

Wenn du das Bundesland deines Studios hinterlegst, werden Kunden im Portal automatisch auf bevorstehende Schulferien hingewiesen. Kein Termin wird dabei automatisch abgesagt — es ist ein reiner Hinweis.

Stornierungsfristen

Du kannst pro Kurs eine Stornierungsfrist in Stunden festlegen. Kunden können Buchungen nur dann eigenständig stornieren, wenn die Frist noch nicht abgelaufen ist. Eine Stornierung durch den Admin ist jederzeit möglich.

Kurs anlegen

Navigiere zu Kurse und klicke auf + Neuer Kurs.

Kurstypen im Überblick

Kurs-Felder im Detail

Termine (Sessions) erstellen

Jeder Kurs besteht aus einzelnen Terminen (Sessions). Diese kannst du manuell anlegen oder als Wiederholung generieren.

1. Öffne den gewünschten Kurs und wähle den Tab Termine.
2. Klicke auf + Termin hinzufügen.
3. Wähle Datum, Uhrzeit (Beginn + Ende) und bestätige.
4. Für wiederkehrende Termine: Nutze "Termine generieren" — wähle Wochentag, Startdatum, Enddatum und Intervall. Das System erstellt alle Termine automatisch.

Termin-Ersatz / Vertretung

Wenn ein Kursleiter für einen Termin nicht verfügbar ist, kann ein Vertretungstermin eingetragen werden. Dies ist über das Vertretungsportal möglich (siehe Kapitel 13).

Warteliste

Wenn ein Termin voll ist, können Kunden sich auf die Warteliste eintragen. Wird ein Platz frei (durch Stornierung), rückt der nächste Wartelistenplatz automatisch nach und erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail.

Kunden anlegen

Navigiere zu Kunden und klicke auf + Neuer Kunde.

Kunden-Status

Kinder & Familienkonten

BuchungsKraft unterstützt Familienkonten: Ein Elternteil hat ein Hauptkonto, Kinder werden als Unterkonten verknüpft. Elternteile können über ihr Portal alle Kinder verwalten und für sie buchen.

Kind hinzufügen (Admin)

1. Öffne das Kundenprofil des Elternteils.
2. Scrolle zum Abschnitt "Familie" und klicke auf + Kind hinzufügen.
3. Gib Name und Geburtsdatum des Kindes ein. Eine E-Mail-Adresse für das Kind ist nicht notwendig — Kommunikation läuft über das Elternkonto.
4. Speichere. Das Kind erscheint jetzt als Unterkonto und kann für Kurse eingebucht werden.

Geschwisterrabatt

Wenn mehrere Kinder desselben Haushalts gleichzeitig Pässe kaufen, greift der Geschwisterrabatt. Dieser wird beim Registrierungsprozess automatisch angewendet, wenn ab dem zweiten Kind der gleichen Familie ein weiterer Pass gebucht wird.

Portal-Einladung senden

Wenn du einen Kunden im System anlegst, hat er noch keinen Zugang zum Portal. Der Zugang wird über eine Einladung eingerichtet.

1. Öffne das Kundenprofil.
2. Klicke auf Portal-Einladung senden.
3. Der Kunde erhält eine E-Mail mit einem Einladungslink, über den er sein Passwort setzt und sein Konto aktiviert.

Passtypen anlegen

Navigiere zu Karten & Pässe und klicke auf + Neuer Pass.

Pass-Felder im Detail

Pässe einem Kunden zuweisen

Es gibt zwei Wege, einen Kunden mit einem Pass zu versehen:

Zahlungsstatus eines Passes

Als Admin buchen

Du kannst Kunden direkt aus dem Admin-Bereich in Kurstermine eintragen.

1. Öffne den Kurs und wähle den gewünschten Termin.
2. Klicke auf + Teilnehmer hinzufügen.
3. Suche den Kunden und wähle ihn aus. Das System prüft automatisch, ob ein passender Pass vorhanden ist.
4. Bestätige die Buchung.

Alternativ kannst du auch direkt aus dem Kundenprofil heraus buchen:

1. Öffne das Kundenprofil und gehe zu Buchungen.
2. Klicke auf + Buchung hinzufügen.
3. Wähle Kurs und Termin aus und bestätige.

Stornierungen

Stornierung durch Admin

Öffne die Buchungsliste des Termins oder das Kundenprofil, wähle die Buchung und klicke auf Stornieren. Ein abgezogener Credit wird automatisch zurückgebucht.

Stornierung durch Kunden

Kunden können Buchungen im Portal selbst stornieren, solange die eingestellte Stornierungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Nach Ablauf der Frist ist nur noch eine Admin-Stornierung möglich.

Buchungsstatus im Überblick

SEPA-Lastschrift einrichten

Mit der SEPA-Funktion können Kunden ein Lastschriftmandat direkt im Portal erteilen — du ziehst den Betrag dann selbst über dein Bankkonto ein. BuchungsKraft verwaltet das Mandat, aber führt keine automatischen Bankabzüge durch.

Voraussetzungen

• SEPA muss für den jeweiligen Pass aktiviert sein (im Pass-Formular unter "SEPA-Lastschrift erlauben").
• In den Studio-Einstellungen müssen Gläubiger-ID und Bankdaten hinterlegt sein.

Ablauf für den Kunden

1. Kunde wählt im Portal einen SEPA-fähigen Pass und klickt auf Per Lastschrift buchen.
2. Er wählt aus, für wen der Pass bestimmt ist (sich selbst oder ein Kind).
3. Er gibt IBAN, BIC und Kontoinhaber ein und bestätigt das Mandat.
4. Das Mandat wird gespeichert. Der Pass erscheint im Kundenprofil mit Status Offen.

Ablauf für das Studio (Admin)

1. Im Admin unter Kunden → Kundenprofil → Pässe siehst du den Pass mit SEPA-Mandat und IBAN.
2. Führe den Lastschrifteinzug über deine Bank/Banking-App durch (außerhalb von BuchungsKraft).
3. Sobald die Zahlung eingegangen ist, markiere den Pass als Bezahlt und schalte das Mandat auf aktiv.

Zahlungsstatus manuell pflegen

Du kannst den Zahlungsstatus jedes Passes jederzeit im Kundenprofil anpassen:

• Öffne das Kundenprofil → Reiter Pässe.
• Klicke auf den Pass → Als bezahlt markieren oder Stornieren.

Das Anmeldeformular ist eine übersichtliche Zusammenfassung aller gebuchten Pässe eines Kunden mit Namen, Kursen, Preisen und offenen Beträgen — vergleichbar mit einem Vertrag oder einer Anmeldung.

Anmeldeformular aufrufen

1. Öffne das Kundenprofil.
2. Klicke auf Anmeldeformular (oder den Drucker-Button).
3. Es öffnet sich eine Druckansicht mit allen aktuellen Pässen, Teilnehmer-Namen, Kursen und dem Gesamtbetrag.

Was das Formular enthält

• Name und Geburtsdatum des Teilnehmers (bei Kindern: Kindname, nicht Elternname)
• Kursname und zugeordneter Kurs
• Passbezeichnung und Preis
• Geschwisterrabatt (falls angewendet)
• Zahlungsstatus (bereits bezahlt / offen)
• Gesamtbetrag aller offenen Positionen
• Studio-Logo und -Name

Per E-Mail versenden

1. Im Kundenprofil auf Per E-Mail senden klicken.
2. Das System sendet das Formular als HTML-E-Mail an die hinterlegte Kunden-E-Mail-Adresse.
3. Du erhältst eine BCC-Kopie auf deine Studio-E-Mail-Adresse.

Das Schwarze Brett ist der interne Aushang deines Studios. Kunden sehen es im Portal unter dem Tab "Schwarzes Brett" — sowohl im öffentlichen Kursplan als auch im eingeloggten Portal-Dashboard.

Ankündigung erstellen

1. Navigiere zu Schwarzes Brett im Admin-Menü.
2. Klicke auf + Neue Ankündigung.
3. Gib Titel und Inhalt ein. Der Inhalt unterstützt einfache Textformatierung (Fett, Kursiv, Listen).
4. Optionale Einstellungen (siehe unten) vornehmen.
5. Klicke auf Ankündigung erstellen.

Optionen im Überblick

Ankündigung bearbeiten oder löschen

In der Ankündigungsliste hat jede Ankündigung drei Aktions-Buttons rechts:

• Pin-Button: Anpinnen oder Anpinnen aufheben.
• Stift-Button: Ankündigung bearbeiten.
• Papierkorb-Button: Ankündigung löschen (unwiderruflich, mit Bestätigungsdialog).

Im Bereich Dokumente kannst du Dateien hochladen, die für Kunden relevant sind — z.B. AGB, Hausordnung, Trainingsplan oder Infoblätter.

Dokument hochladen

1. Navigiere zu Dokumente und klicke auf + Dokument hochladen.
2. Wähle die Datei (PDF, Word, Bild) und gib einen Namen ein.
3. Lege die Sichtbarkeitsoptionen fest.
4. Bestätige mit Hochladen.

Sichtbarkeitsoptionen

Navigiere zu Rundmails. Hier kannst du E-Mails an ausgewählte Kundengruppen oder alle Kunden versenden.

E-Mail verfassen und senden

1. Klicke auf + Neue Rundmail.
2. Wähle die Empfängergruppe: alle aktiven Kunden, Kunden eines bestimmten Kurses, oder manuell ausgewählte Kunden.
3. Gib Betreff und Inhalt ein. Die Formatierung unterstützt einfachen Rich-Text.
4. Klicke auf Senden — alle Empfänger erhalten die Mail mit dem BuchungsKraft-Branding deines Studios.

Das Kundenportal ist unter buchungskraft.de/s?slug=DEIN-KÜRZEL erreichbar. Kunden können es ohne Login besuchen (öffentliche Ansicht) oder sich einloggen für erweiterte Funktionen.

Öffentliche Ansicht (ohne Login)

• Kursplan mit allen Terminen (Datum, Uhrzeit, Lehrer, freie Plätze)
• Kurse direkt buchen (als Gast oder mit Login)
• Schwarzes Brett (nur öffentliche Ankündigungen)
• Dokumente zum Download (sofern öffentlich)

Registrierung

Neue Kunden können sich über /s/register?slug=... selbst registrieren. Dabei durchlaufen sie einen Schritt-für-Schritt-Assistenten:

1. Persönliche Daten: Name, E-Mail, Passwort, optionale Felder (Telefon, Geburtsdatum, Adresse).
2. Kurs & Tarif (wenn konfiguriert): Kursauswahl und passender Pass.
3. Dokumente bestätigen (wenn AGB etc. hinterlegt): Einverständnis bestätigen.
4. Zahlungsart wählen (wenn SEPA aktiviert): IBAN eingeben oder andere Zahlungsart wählen.

Nach der Registrierung erhält der Kunde eine Bestätigungs-E-Mail. Im Admin-Bereich erscheint er mit Status Ausstehend — du musst ihn manuell auf Aktiv setzen.

Portalfunktionen (eingeloggt)

Nach dem Login unter /s/login?slug=... gelangen Kunden zu ihrem persönlichen Dashboard unter /s/portal.

Übersicht-Tab

• Nächster Termin: Großes Kartenelement mit dem nächsten gebuchten Kurs.
• Meine Karten: Alle aktiven Pässe mit Guthaben, Ablaufdatum und Monatskarten-Infos.
• Alle Buchungen: Vollständige Liste kommender und vergangener Buchungen.
• Neue Karte buchen: Direkt im Portal neue Pässe kaufen.
• Kind umschalten: Wenn Kinder verknüpft sind, kann zwischen den Profilen umgeschaltet werden.

Schwarzes Brett-Tab

• Alle Ankündigungen inklusive interner (die nur für eingeloggte Kunden sichtbar sind).
• Anhänge können direkt heruntergeladen werden.
• Badge-Zähler im Tab zeigt Anzahl der aktuellen Ankündigungen.

Profil & Einstellungen

• Persönliche Daten ändern (Name, Telefon, Adresse).
• Passwort ändern.
• Familie verwalten: Kinder hinzufügen oder bearbeiten.
• SEPA-Mandat einsehen.

Mitarbeiter anlegen

Navigiere zu Mitarbeiter und klicke auf + Mitarbeiter hinzufügen.

Vertretungsportal

Kursleiter ohne Admin-Zugang können das Vertretungsportal unter buchungskraft.de/vertretung nutzen. Dort können sie:

• Eigene Kurstermine einsehen.
• Vertretungen für ihre Termine anbieten oder anfordern.
• Check-in für ihre Kursgruppen durchführen.

Kursleiter melden sich mit ihrer eigenen E-Mail und einem separaten Passwort an — sie haben keinen Zugriff auf Kundendaten, Finanzen oder Einstellungen.

QR-Code am Empfang

Jeder Kunde hat einen persönlichen QR-Code, den er im Portal unter Mein QR-Code abrufen kann. Dieser kann am Empfang gescannt werden.

1. Öffne buchungskraft.de/s/checkin?slug=... auf einem Tablet oder Monitor am Empfang.
2. Kund scannt seinen QR-Code — das System zeigt Name, aktuellen Pass-Status und bucht den Check-in automatisch.

Self-Check-in (Kunde)

Alternativ kann der Kunde sich im Portal selbst einchecken. Im Kursplan-Tab erscheint ein grüner "Jetzt einchecken" Banner, sobald ein gebuchter Termin bald beginnt.

Manueller Check-in (Admin)

Im Admin unter Check-in siehst du alle heutigen Termine mit Teilnehmerlisten. Du kannst jeden Teilnehmer manuell als "erschienen" markieren.

Anwesenheitsübersicht

Unter Anwesenheit findest du eine historische Übersicht aller Check-ins pro Kurs und Zeitraum — nützlich für Abrechnungen oder zur Kursbelegungsanalyse.

Räume anlegen

1. Navigiere zu Räume und klicke auf + Neuer Raum.
2. Gib Name, Kapazität und optionale Beschreibung ein.
3. Speichere. Der Raum steht nun zur Zuweisung bei Kursen zur Verfügung.

Raumvermietung an externe Nutzer

Über das öffentliche Portal können externe Interessenten Anfragen für eine Raummiete einreichen. Du siehst alle Anfragen unter Raumvermietung und kannst sie bestätigen oder ablehnen.

• Anfragen enthalten: Name, Kontakt, gewünschtes Datum/Uhrzeit, Zweck.
• Du kannst eine Anfrage bestätigen — der Anfragende erhält eine Bestätigungs-E-Mail.
• Bestätigte Mietzeiten werden im Kalender blockiert.

Gutschein-Codes erlauben es, Kunden beim Kauf eines Passes einen Rabatt zu gewähren. Sie können für Aktionen, Empfehlungen oder Partner-Rabatte genutzt werden.

Code erstellen

1. Navigiere zu Gutschein-Codes und klicke auf + Neuer Code.
2. Lege den Code-String fest (z.B. SOMMER25) — Groß-/Kleinschreibung ist egal.
3. Wähle den Rabatt-Typ:

Weitere Optionen

• Gültig ab / bis: Zeitraum, in dem der Code einlösbar ist.
• Max. Einlösungen: Wie oft der Code insgesamt verwendet werden darf.
• Pass-Einschränkung: Code nur für bestimmte Pässe gültig.

Code einlösen

Kunden geben den Code im Portal beim Kauf eines Passes ein — der Rabatt wird sofort abgezogen und auf dem Anmeldeformular und in den Pässen des Kunden vermerkt.

Dashboard

Das Dashboard unter Dashboard zeigt beim Login die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick:

• Neuanmeldungen der letzten 7 Tage
• Gebuchte Schnupperstunden der Woche
• Aktive Pässe gesamt
• Belegung heutiger Kurse
• Offene Zahlungen (Pässe mit Status "Offen")

Finanzübersicht

Unter Buchhaltung findest du eine monatsweise Aufstellung aller verkauften Pässe mit Betrag und Zahlungsart.

Berichte

Der Bereich Berichte bietet folgende Auswertungen:

Detailexport (CSV)

Unter Detailexporte CSV kannst du Rohdaten als CSV-Datei exportieren — z.B. für Excel-Auswertungen, deine Buchführung oder die Übergabe an den Steuerberater.

• Kunden-Export: Alle Kundendaten (Name, E-Mail, Status, Adresse).
• Pässe-Export: Alle verkauften Pässe mit Datum, Preis, Rabatt und Zahlungsart.
• Buchungen-Export: Alle Buchungen mit Kurs, Termin, Kunden und Check-in-Status.

DATEV-Export

Für die Übergabe an den Steuerberater steht ein DATEV-kompatibler Export zur Verfügung. Dieser enthält alle Buchungsvorgänge im DATEV-Buchungsstapel-Format.

Mit Anlässe & Events bietest du buchbare Veranstaltungspakete an – z. B. Kindergeburtstage, JGA-Abende oder Firmenevents. Interessenten stellen eine Anfrage direkt über das öffentliche Portal, du bearbeitest sie im Admin-Bereich.

Paket anlegen

1. Im Admin-Menü auf Anlässe klicken.
2. Oben rechts + Neues Paket wählen.
3. Name, Beschreibung (HTML-formatiert), Dauer in Minuten, Mindestkapazität und Grundpreis eintragen.
4. Unter Räume mindestens einen Raum zuweisen.
5. Optional: Zusatzleistungen (Addons) hinzufügen – z. B. „Getränke-Flatrate 35 €" oder „Catering pro Person 12 €". Preismodus wählen: Pauschal oder Pro Person/Stück.
6. Ein Hero-Bild hochladen (wird im Portal groß angezeigt).
7. Speichern – das Paket ist sofort im öffentlichen Portal sichtbar.

Buchungsanfragen bearbeiten

Wenn ein Interessent im Portal ein Paket anfrägt, erscheint die Anfrage unter Anlässe → Reiter Anfragen.

1. Anfrage anklicken → Kontaktdaten, Wunschtermin, gewählte Extras und Gesamtpreis einsehen.
2. Bestätigen oder Ablehnen – der Anfragesteller erhält automatisch eine E-Mail.

Portal-Ansicht für Interessenten

Deine Anlässe sind über buchungskraft.de/s/[dein-studio]/events öffentlich erreichbar. Interessenten sehen alle aktiven Pakete mit Bild, Beschreibung, Dauer, Kapazität und Preis. Per Klick öffnet sich das Anfrage-Formular mit Datumsauswahl, Personenzahl und Extras.

Mit dem Referral-System erhältst du eine Provision, wenn du BuchungsKraft an andere Studios weiterempfiehlst und diese eine Lizenz kaufen. Deinen persönlichen Empfehlungslink findest du im Admin-Bereich.

Empfehlungslink verwenden

1. Im Admin-Menü auf Empfehlungen klicken.
2. Deinen persönlichen Empfehlungslink kopieren und an befreundete Studio-Inhaber:innen weitergeben.
3. Sobald ein Studio über deinen Link eine BuchungsKraft-Lizenz kauft, wird die Konversion automatisch erfasst.
4. Deine Verdienste und den aktuellen Status siehst du ebenfalls unter Empfehlungen.

Klara ist die KI-Assistentin von BuchungsKraft. Sie beantwortet Fragen zur Nutzung des Systems – sowohl aus Admin-Sicht als auch aus Sicht deiner Mitglieder.

Klara nutzen

1. Im eingeloggten Admin-Bereich erscheint unten rechts ein grüner Chat-Button.
2. Klicken → Chat öffnet sich. Frage einfach stellen, z. B.: „Wo kann ich einen Kurs abändern?" oder „Wie bucht ein Mitglied einen Pass im Portal?"
3. Klara analysiert das aktuelle System und antwortet mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung.