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Praxis5. September 2026 · 4 Min. Lesezeit

10er-Karte digital verwalten: So geht's ohne Excel

Die 10er-Karte ist das beliebteste Bezahlmodell in Yoga-, Pilates- und Tanzstudios. Und trotzdem verwalten viele Studios sie noch heute auf Papier oder in Excel. Das hat seinen Preis.

Die typischen Probleme mit Excel und Papier

Fehler bei der Abbuchung: Wer zählt manuell nach jedem Kurs nach? In der Praxis passiert es schnell, dass eine Einheit vergessen oder doppelt abgezogen wird. Ärger mit Kunden ist vorprogrammiert.
Keine Transparenz für Kunden: Wie viele Einheiten habe ich noch? Kunden fragen immer wieder nach — per WhatsApp, per Anruf, vor dem Kurs. Jede Anfrage kostet Zeit.
Ablaufende Karten werden übersehen: Eine 10er-Karte mit 3 Monaten Gültigkeit — wann läuft sie ab? In Excel ist das mühsam zu verfolgen. Im System läuft eine Erinnerung automatisch.
Kein Überblick bei mehreren Kursen: Wenn Teilnehmer:innen an verschiedenen Kursen teilnehmen und verschiedene Karten haben, verliert man in Excel schnell den Überblick.

Wie ein digitales System funktioniert

Bei einer Software-Lösung wird die 10er-Karte als Passkarten-Typ angelegt — mit Anzahl der Einheiten, Gültigkeitsdauer und Preis. Was dann automatisch passiert:

  • Beim Check-in wird automatisch eine Einheit abgezogen — ohne manuelles Zählen
  • Teilnehmer:innen sehen im Member-Portal jederzeit wie viele Einheiten noch übrig sind
  • Das System zeigt dir im Dashboard welche Karten bald ablaufen
  • Wenn die Karte leer ist, kann die Teilnehmer:in direkt online eine neue kaufen
  • Die gesamte Historie — wann welche Einheit genutzt wurde — ist jederzeit abrufbar

Was ist mit Kunden die ihre Karte beim Check-in dabei haben?

Viele Studios haben physische Stempelkarten eingeführt weil Kunden das gewohnt sind. Der Übergang zur digitalen Karte geht einfacher als gedacht: Teilnehmer:innen checken mit ihrem Handy ein — QR-Code scannen, fertig. Die Einheit wird abgezogen, sie sehen sofort wie viele noch übrig sind.

Wer keine digitale Karte will, kann weiterhin persönlich eingecheckt werden — du klickst einmal auf den Namen in der Anwesenheitsliste. Das dauert zwei Sekunden.

Lohnt sich das für kleine Studios?

Ja — gerade für kleinere Studios. Der Aufwand für manuelle Verwaltung ist dort relativ größer, weil keine Verwaltungskraft da ist die das nebenbei erledigt. Jede Minute die du mit Karten zählen, WhatsApp-Anfragen beantworten und Excel-Tabellen pflegen verbringst, ist Zeit die du nicht ins Studio oder in neue Schüler:innen investierst.

Eine grobe Schätzung: Wer 50 aktive Karteninhaber:innen hat und pro Woche 30 Minuten für Kartenverwaltung aufwendet, verliert im Jahr über 25 Stunden — rein für etwas das ein System automatisch erledigen könnte.

Worauf beim System achten?

  • Kann ich Gültigkeitsdauer (z.B. 3 Monate) pro Karte einstellen?
  • Werden ablaufende Karten im Dashboard angezeigt?
  • Sehen Kunden ihren aktuellen Stand selbst im Member-Portal?
  • Gibt es einen automatischen QR-Check-in?
  • Kann ich die Kartenhistorie pro Kunde einsehen?
  • Lässt sich der Preis und die Einheitenzahl frei konfigurieren?

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